Derfor bør du ha gode rutiner for fakturering

Jevnlig fakturering og oppfølging er viktig for kontantstrømmen til firmaet ditt.

Samme hvor hardt du jobber og hvor mange oppdrag du har, er du nødt til å sende fakturaer for å faktisk få penger inn på kontoen. Det å ha kontroll på fakturering og oppfølging er derfor avgjørende for at firmaet ditt skal kunne dekke løpende kostnader.

Jo bedre system du har på faktureringen, desto mindre er risikoen for at kunden ikke betaler, at du må kreve inn pengene via inkasso eller at det oppstår misforståelser som forsinker betalingen.

Fakturér med en gang du har levert

Mange småbedrifter er såpass presset for tid at faktureringen blir nedprioritert blant alt det andre som må gjøres.

Vi kan uansett ikke understreke det nok: Du bør etablere en fast rutine på å sende faktura så fort varen eller tjenesten er levert. Med én gang du legger det fra deg og tenker du skal «ta det senere» havner det som regel på en haug der tingene hoper seg opp. Skippertak er ingen langvarig løsning.

Ikke nok med at du får senere betalt hvis du er treg med faktureringen, men det er også lite tillitsvekkende for kunden å motta en regning på noe som ble levert for lenge siden. I verste fall bryter du også bokføringsloven, som slår fast at fakturering skal skje maks 30 dager etter levering.

Ha alt det formelle i orden

En like viktig del av rutinene dine er at du lager fakturaer hvor alt det formelle er i orden, og at de inneholder en tydelig beskrivelse av hva som er blitt levert.

Dette må en faktura inneholde for å være et lovlig salgsdokument:

  • Dato.
  • Et unikt fakturanummer i en ubrutt nummerserie.
  • Selgers navn og organisasjonsnummer, evt. etterfulgt av “MVA” hvis firmaet er registrert i Merverdiavgiftsregisteret.
  • Ordet “Foretaksregisteret” i tilknytning til organisasjonsnummeret (gjelder AS, ASA og NUF registrert i Foretaksregisteret).
  • Kjøpers navn, adresse eller organisasjonsnummer.
  • En klar beskrivelse av varen eller tjenesten.
  • Antall, mengde eller omfang av produktet eller tjenesten.
  • Leveringssted og leveringsdato.
  • Totalsum som skal betales.
  • Forfallsdato.
  • Merverdiavgift og andre avgifter hvis dette er aktuelt.
  • Summering av de ulike MVA-satsene hver for seg.

Skriv lettleselige fakturaer

Putt deg selv i kundens sko når du skriver fakturaen. Kunden skal skjønne hva de betaler for, og fakturaen bør fremstå som proff og lettleselig. Uklarheter kan føre til spørsmål og klager som igjen kan føre til enda mer tids- og ressursbruk fra din side.

I ytterste konsekvens  kan du risikere å ikke få betalt i det hele tatt, for eksempel hvis du taper i Forliksrådet om kunden klager på fakturaen. Forliksrådet kan gi kunden rett hvis fakturaen mangler dokumentasjon eller tilstrekkelig forklaring.

Vi anbefaler derfor at du unngår fraser som «faktura i henhold til avtale» eller andre vage formuleringer med mindre du har tydelig, skriftlig dokumentasjon som vedlegg. En faktura med tydelige beskrivelser av hva som er fakturert er også tillitsbyggende med tanke på fremtidige oppdrag for samme kunde.

Conta Faktura overholder alle lovkrav til et fakturaprogram, gir deg god oversikt over omsetningen, og er både enkelt og gratis å ta i bruk. Ved å registrere en KID-avtale med banken din kan du spare mye tid på å sjekke om kunden har betalt siden alle innbetalingene dukker opp automatisk i programmet. Du kan lage konto hos Conta Faktura her.

Inkluder inkasso i rutinen

Samme hvor gode rutiner du har, vil du før eller siden oppleve at kunden ikke betaler. Derfor bør inkasso også være en del av rutinen din rundt fakturering.

Du kan velge å sende purring med gebyr før du sender inkassovarsel, men det er ikke nødvendig. Vi anbefaler å sende inkassovarsel så fort 14 dager har gått siden forfall. Venter du for lenge kan du risikere å havne sist i køen av kreditorer hvis kunden har betalingsproblemer.

Hvis du trenger hjelp med innkrevingen tar Contando saken helt fra start til fullbyrdelse, og du betaler kun for løste saker. Hvis du bruker Conta Faktura kan du sende ubetalte fakturaer direkte til oss med et par klikk.

Nyhetsbrev

Få gode tips og nyheter på e-post